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Câmara de Nova Odessa investe em modernização da gestão e digitalização do acervo

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A Câmara de Nova Odessa deu início à implementação do projeto Câmara Sem Papel com o objetivo de tornar as práticas de gestão administrativa e legislativa mais eficientes, transparentes e sustentáveis.

Foi assinado na tarde de hoje o contrato de licença de uso de software para gestão eletrônica de documentos e prestação de serviços técnicos para tratamento de informações, incluindo a digitalização e a inserção de dados.

“Desde o início do meu mandato como presidente eu defendo e trabalho para que a Câmara seja mais eficiente e que tenha seus processos modernizados. Acredito que o poder público, de forma geral, precisa ser mais eficiente. Com o Câmara Sem Papel todo o trabalho do Legislativo será mais rápido, econômico e sustentável. Os processos em papel serão substituídos por processos eletrônicos, que não demandam impressão, despesas com papel, com toner, com transporte”, explicou o presidente da Câmara, Elvis Ricardo Maurício Garcia.

“Quero agradecer a todos os servidores da Casa que entenderam a importância desse projeto e trabalharam muito para que todo o processo de licitação fosse feito de forma correta e chegássemos a esse resultado”, completou o presidente. Entre o valor estimado para a compra e o efetivamente contratado houve uma economia de R$ 121.516,67.

“Administrar é fazer escolhas e, com o apoio do presidente, nós escolhemos tornar o trabalho do Legislativo mais transparente e mais moderno. Esse é um projeto que significa um grande avanço para a Câmara e que é o futuro de todo o serviço público. Hoje em dia, tudo está na palma da mão, virtual. O poder público precisa evoluir também”, completou o diretor-geral da Câmara, André Faganello.

Atualmente, os processos legislativos (que se referem aos requerimentos, indicações e projetos de leis) já têm a tramitação eletrônica, porém, dependem de impressão para coleta de assinaturas e encaminhamento à Prefeitura.

Com o novo sistema, toda a prática administrativa da Casa passa a ser também eletrônica, integrada ao sistema legislativo, e toda a tramitação, inclusive assinaturas, passam a ser eletrônicas, sem a necessidade de impressão.

Além da economia com a aquisição de papel, toner e locação de impressoras, o presidente da Câmara destaca a responsabilidade ambiental. “Temos que pensar em economia, é lógico, mas precisamos também olhar para o meio ambiente. Além da preservação por deixarmos de usar papel, temos a questão da redução da produção de resíduos, como embalagens de toner, que deixaremos de gerar”, afirmou Pelé.

A empresa Softhouse Gestão Pública foi a vencedora do Pregão Presencial 03/2022. Todos os documentos antigos, inclusive aqueles com valor histórico, serão digitalizados. “Isso fará com que esses documentos possam ser disponibilizados para acesso da população, que não precisará vir até a Câmara e solicitar o desarquivamento para ter contato com esse material”, completou Faganello.

Os servidores da Casa já iniciaram o processo de catalogação e classificação de documentos para digitalização e futuro descarte daqueles materiais que não têm valor histórico. “Tudo isso será feito de acordo com uma tabela de temporalidade documental, respeitando todos os prazos legais, mas gerando uma economia de espaço ocupado por todos os arquivos da Casa”, explicou o diretor-geral.

Todo o trabalho, de acordo com o contrato, deve ser realizado dentro dos próximos 12 meses, incluindo o treinamento de pessoal efetivo da Casa, que deve ter início já na próxima semana.

O total do contrato é de R$ 248.750,00. A execução e o pagamento dos serviços são divididos em etapas, conforme edital de licitação. Entre as etapas estão a implantação, criação, desenvolvimento, ativação e customização do sistema de gestão eletrônica de documentos, com conteúdo web e mobile e treinamento; importação, migração e ou conversão dos atuais arquivos de documentos digitalizados, com indexação geral e aplicação de assinatura digital; digitalização do acervo de fotos, cartazes, cartolinas, jornais, documentos, processos administrativos e legislativos, com indexação geral dos documentos e assinatura digital; e locação e manutenção mensal do sistema de gestão de processos e documentos administrativos e legislativos de forma digital.